أخبار

يتطلّب التخطيط لأي فعالية الكثير من الوقت والجهد، إلى جانب امتلاك مهارات تنظيم ممتازة. وتتضمّن عملية التخطيط اتخاذ العديد من القرارات، لعل أهمها اختيار المكان الأمثل لإقامة الفعالية.

وللعثور على المكان المثالي لفعاليتكم، يجب أولاً التركيز على تحديد الأساسيات، بما في ذلك نوع الفعالية التي تستضيفونها والميزانية المخصّصة وعدد الحضور.

وعند الانتهاء من هذه النقاط الأساسية، يمكنكم البدء بالتركيز على بعض، أو جميع، العوامل التالية:

النقاط الواجب مراعاتها عند البحث عن المكان المثالي لإقامة فعالية معينة

1) تصميم الموقع

يجب أولاً وضع قائمة بأنواع الأنشطة التي تتضمنها فعاليتكم ووسائل الراحة اللازمة، مثل المشروبات المنعشة أو الحمامات وغيرها، بالإضافة إلى المتطلبات الضرورية للفريق المضيف والحضور على السواء.

فالفعاليات التي تضم متحدثين، على سبيل المثال، أو عروضاً مباشرة، تتطلب موقعاً مزوداً بمسرح أو مساحة كبيرة تتيح للضيوف الجلوس أو الوقوف للمشاهدة. أما فعاليات العشاء فتتطلب وجود مساحة كافية تتسع للطاولات ومنصات المتحدثين والحضور. ومن المفيد جداً التخطيط مسبقاً لاختيار المساحة الأمثل وتخصيصها للأنشطة المتوقع أن تشهد ازدحاماً أكبر مثل مكتب التسجيل.

وتتميز المنطقة الإبداعية في جزيرة ياس بمراعاة أدق التفاصيل في التصميم. وتضم المنطقة التي اتخذتها twofour54 مقراً جديداً لها والمخصّصة لأنشطة الإعلام والترفيه والألعاب الإلكترونية:

• قاعات وصالات مريحة ومتنوعة للعمل والتعاون والاجتماعات المختلفة
• مجموعة من المطاعم والمقاهي المميزة
• مدرّج (مسرح) خارجي كبير مع شاشة عرض ضخمة
• مساحات خارجية بإطلالاتٍ جميلة
• استديو إنتاج سينمائيفسيح
• مختبرات تحرير ومونتاج متطورة
• مختبرات صوت متطورة

ويُنصح عند استعراض خياراتكم من الأماكن، الطلب من كل المسؤولين عن المكان إرسال مخطط للموقع للاطلاع عليه أو الذهاب لزيارته والقيام بجولة في المكان.

 

2) المرافق

بالنسبة لخبراء الطعام في العالم (ولمعظم الناس) فإن جودة خدمات تقديم الطعام خلال الفعاليات تؤثر إلى حدٍ كبير على مدى نجاح الفعالية.

وتوفر بعض الأماكن مطابخ خاصّة تتيح للمضيفين إمكانية تحضير المشروبات والوجبات السريعة بأنفسهم، بينما يتعاون الآخرين مع مزوّدي خدمات طعام محدّدين، كما تسمح بعض الأماكن بالتعاقد مع مزودين خارجيين لخدمات تقديم الطعام والمشروبات.

وتحتضن المنطقة الإبداعية – ياس العديد من المطاعم والمقاهي الفاخرة التي توفر تشكيلة واسعة من خيارات الفطور والغداء والعشاء وأصناف القهوة والمشروبات الأخرى. وتتضمن الوجهات العديدة الموجودة ضمن المنطقة مقهى محلي متخصّص بتحضير أصناف القهوة المتنوعة ومطعم آسيوي ومقهى أوروبي شهير يتميّز بموقعه الرائع في الحديقة الموجودة على سطح احد مباني المنطقة.

وقد تحتاجون للتحقق من توفير الوجهة لخدمة تأجير الكراسي والطاولات، في حال كانت الفعالية تتطلب وجودها، أو إذا كانت توفر خدمة تأجير الصالة مع إمكانية تصميمها بطريقة معينة إلى جانب توفير طاقم كامل أو إذا كانت مجهزة بالمعدات الصوتية والبصرية اللازمة.

وكما ذكرنا سابقاً، توفر المنطقة الإبداعية – ياس معدات تسجيل وعرض وبث متطورة تستخدمها عادةً نخبة الأسماء الاحترافية في قطاع الإعلام والترفيه، ممّا يضمن تلبيتها لمتطلبات فعالياتكم الخاصة.

 

3) الموقع

إذا كان معظم حضور الفعالية من خارج الإمارة، يمكنكم استضافة الفعالية في مكانٍ قريب من المطار أو محطات النقل. أما إذا كانوا قادمين من منطقة واحدة، فيمكنكم اختيار وجهة قريبة من مكان إقامتهم.

وتضم أبوظبي العديد من الأماكن المناسبة لاستضافة الفعاليات داخل الإمارة والتي تعد مثالية للأشخاص الذين يقيمون ويعملون وسط المدينة، بينما تبعد المنطقة الإبداعية – ياس مسافة ساعة واحدة بالسيارة عن إمارة دبي و20 دقيقة عن مطار أبوظبي، وهي مثالية للفعاليات التي تستضيف حضوراً من الإمارات المجاورة أو من خارج الدولة أو من أطراف الإمارة، لما توفره من مزايا متنوعة.

وتذكروا أن اختيار موقع غير مناسب قد يتسبب في دفع المدعوين إلى عدم حضور الفعالية، بينما يساهم اختيار موقع مريح على حصول الفعالية على عدد كافٍ من الحضور.

 

4) فعالية افتراضية أو فعليّة

لا توجد أي قاعدة تحتم استضافة الفعاليات في وجهة فعلية، خاصةً وأن قطاع السفر والعالم ككل لا يزالان في مرحلة التعافي من آثار الجائحة، كما يشعر الكثيرون حتى الآن بالتوتر خلال وجودهم في أماكن مزدحمة.

وتوفر الفعاليات الافتراضية بديلاً آمناً يضمن شعور الجميع بالراحة ويتيح خيار حضور الفعالية من أي مكان في العالم.

وعملت شركات تنظيم الفعاليات الافتراضية، بما فيها twofour54، على مدى عامين، في ظل التأقلم مع الوضع الطبيعي الجديد والاعتماد الأكبر على العالم الافتراضي، بجهدٍ كبير لتطوير مجموعة من التقنيات والطرق البسيطة التي تضفي طابعاً تفاعلياً وترفيهياً ممتعاً على الفعاليات الافتراضية.

وتضم المنطقة الإبداعية – ياس جميع مرافق الإنتاج اللازمة لاستضافة فعاليات افتراضية مميزة. ويتمتع فريق twofour54 بخبرة طويلة في تنظيم الفعاليات الافتراضية على اختلاف أحجامها وأنواعها.

 

وكما لاحظتم، هناك العديد من الأمور التي يجب التفكير بها عند اختيار الموقع المثالي لإقامة الفعاليات. وتتميز إمارة أبوظبي بتوفير خياراتٍ واسعة من الوجهات المميزة والمناسبة لإقامة الفعاليات بجميع التصاميم والأحجام، بما يضمن عثوركم على الوجهة المثالية لفعاليتكم في العاصمة الإماراتية